La realización de eventos aporta muchos aspectos positivos a la marca, debido a que, además de poder disfrutar del evento por parte de los asistentes, es un momento de suma importancia para la imagen de marca.
¿En qué consiste un congreso?
Es un evento, en la mayoría de las veces periódico y con una duración de varios días donde personas relacionadas con la misma profesión o sector intercambian conocimientos e ideas sobre temas fijados. Se suele dar la exposición o debate de varias ponencias.
Se presentan conferencias o exposiciones sobre temas relacionados con su trabajo o actividad. Estos encuentros sirven para intercambiar información y discutir sobre diversas temáticas que se relacionan con la actividad profesional.
La finalidad del congreso está determinada por los organizadores, que son los que conforman el Comité organizador. Estos se encargan de gestionar la mayor parte del congreso y suele estar formado por profesionales de diversas áreas.
¿Cómo se organiza un congreso?
Planificar, organizar y gestionar un congreso no es una tarea sencilla, tanto en su lado administrativo como en el ámbito protocolario. En primer lugar, debemos definir el tema que se va a desarrollar, ya que uno de los temas principales es actualizar y compartir conocimientos.
También debemos buscar el lugar idóneo para la celebración del congreso. Para ello, debemos tener en cuenta la elección de la ciudad según lo que nos pueda ofrecer en cuanto a comunicación en transporte, infraestructuras, alojamiento y la oferta turística y de ocio. Una vez que escogemos la ciudad, habrá que buscar el lugar que más concuerde con las características del congreso que queremos celebrar.
Un factor muy importante que hay que tener en cuenta es la fecha para celebrar el congreso. Con el fin de que puedan acudir todos los asistentes que queremos, debemos tener en cuenta la disponibilidad de tiempo de acción, la celebración de otros eventos de relevancia cerca de esa fecha y los festivos y puentes.
Por otro lado, hay que definir un presupuesto para la celebración de este evento y establecer cuánto dinero se va a destinar a cada sección. Una forma fácil de aumentar el presupuesto sin que tener que aumentar los recursos económico es la búsqueda de patrocinio.
Programa de ponencias y actividades
En último lugar, dentro de los pasos principales para organizar un evento, debemos elaborar un programa de ponencias y actividades. Este programa, debe estar compuesto por ponencias interesantes y que aporten valor con expertos en los temas. Para ello, habrá que comenzar por contactar con los ponentes para invitarles a participar en el congreso y esperar a que confirmen asistencia y disponibilidad de agendas.
Estos son los pasos primordiales para organizar el evento, tras ello tenemos que realizar la organización interna del congreso, las actividades durante el mismo y el postcongreso. Como norma general, un mes antes de la realización de la actividad. En casos excepcionales y siempre bajo consulta de plazas libres, se podrá reservar con menos tiempo. Como podemos observar, la realización y organización del congreso es un tema complejo, por ello es recomendable ponerse en manos de un profesional que ayude a organizar un evento de estas dimensiones.
Claves para organiza un congreso.
La organización de un congreso supone un proceso complejo que requiere mucho tiempo y eficiencia. También es necesaria una excelente coordinación y buenas dotes comunicativas.
Con el fin de facilitar todo el proceso, contamos unas claves para organizar tu evento con éxito:
- Coordinar equipos. En el proceso de organización del congreso trabajan varios equipos de diversas disciplinas como: producción, comercial, comunicación o secretaría técnica. Es imprescindible que todo el personal que trabaja en el evento esté perfectamente coordinado.
- Prestar atención a cada detalle. En los congresos se desarrollan diversas actividades y es necesario prestar una total atención a cada una de ellas para que sean un éxito.
- Ser previsor. Anticipar algunas acciones, ayudaran a reducir al máximo posible problemas técnicos que se puedan presentar.
- Importancia de la comunicación. Los congresos suelen tener centenares de asistentes, por lo que es imprescindible desarrollar una estrategia de comunicación que nos permita llegar a nuestro público objetivo. Es recomendable optar por una comunicación segmentada y con contenido de valor que se acerquen a públicos especializados.
En doblehache, Agencia Creativa de Publicidad, contamos con profesionales con una amplia experiencia en el sector. Para tener más información sobre la organización de eventos, no dudes en contactar con nosotros. Nuestro equipo estará encantado de ayudarte y resolver todas las dudas.
