Tips para organizar un evento deportivo

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En la actualidad los eventos deportivos están cobrando cada vez más importancia. Para organizar y gestionar estos eventos es necesario tener unos conocimientos básicos.

No nos estamos refiriendo a un evento deportivo a gran escala sino a cualquier evento de mediano tamaño que necesite unas pautas a cumplir para que su celebración sea todo un éxito.

¿Qué es un evento deportivo?

Un evento deportivo es cualquier actividad deportiva que se desarrolla de forma ocasional, en fechas puntuales y tienen una gran acogida en el público. Estos eventos pueden proporcionar una gran oportunidad a muchas empresas y patrocinadores para poder promocionar su marca.

Organizar un evento deportivo no es una tarea fácil, ya que hay que tener en cuenta numerosos detalles.  Aunque no exista una guía para organizar un evento de este tipo, existe unos pasos para poder llevarlo a cabo con seguridad y éxito.

  • Organización. Debemos tener una correcta organización, es importante controlar numerosos puntos, como la logística, los espacios, el catering, la tecnología necesaria y otras herramientas.
  • Definir el tipo de evento deportivo. Hay que tener muy claro que tipo de evento vas a querer organizar para poder identificar las necesidades y resolverlas.
  • Planificación. Es importante plantear la fecha en la que se va a desarrollar el evento deportivo, debemos tener en consideración otros eventos deportivos para que no coincidan con el nuestro y nos resten público.
  • Ubicación. Debemos escoger una buena ubicación que cumpla con los requisitos del tipo de deporte, el número de asistentes externos y qué tipo de servicios requerirá, entre otros.

A la hora de definir el lugar debemos revisar su capacidad y si es suficiente para poder acoger toda la asistencia esperada, si cuenta con las medidas de seguridad necesarias, si dispone de una buena accesibilidad y servicios, como el aparcamiento.

  • Regulación. Es de gran importancia adquirir permisos para la realización del evento y, en el caso de ser necesario, contratar un seguro de responsabilidad civil.
  • Adquisición de recursos. Debemos tener claro los recursos que vamos a necesitar y si se dispone ya de ellos o debemos comprarlos. Estos pueden ser materiales, equipamiento, premios, medallas, mapas, etc.
  • Personal. Hay que tener en cuenta las personas necesarias para ejecutar el evento. Después de tener todo el personal definido, llegará el momento de asignar las tareas a cada uno de ellos.
  • Promocionar el evento. Es de gran importancia dar a conocer el evento con bastante antelación. Para ello, es de gran ayuda el uso de las redes sociales, ya que nos permiten llegar al mayor publico posible. Sin embargo, esta audiencia también dependerá del presupuesto y de cuánto quieras invertir en el marketing digital.

Tips para organizar un evento deportivo

  • Define tus metas y tu público objetivo. Para organizar este tipo de eventos debemos tener claro qué queremos lograr y a quién nos dirigimos. Si no podemos dar una respuesta clara a estas dos preguntas, será difícil organizar un evento con éxito.
  • Planifica con tiempo. La organización de un evento como este lleva mucho tiempo. Hay que hablar con diversas organizaciones y deportistas para que todo salga como esperamos. Si lo preparamos con tiempo, resultará mucho más fácil enfrentarse a los imprevistos que puedan aparecer.
  • Haz cambios sobre la marcha. Si algo no se ajusta bien y estás a tiempo de cambiarlo, hazlo. Es mejor asumir una pequeña perdida que realizar el evento con pocas opciones de éxito.
  • Haz un balance realista. Tras el evento debemos analizar objetivamente si se han cumplido todas las expectativas que se marcaron en un inicio.

Por último, es importante contactar con los públicos después del evento deportivo para enviarles un resumen o pedir feedback. Así podremos analizar cómo ha sido la experiencia de los usuarios que han asistido.

En doblehache, nuestro equipo de organización de eventos deportivos se ocupará de realizar absolutamente todo este trabajo por ti. Y es que nos encargamos de:

  • Realización de fotografías y video durante el evento.
  • Creación de campañas de publicidad y banners.
  • Gestión de inscripciones y asistentes.
  • Convocatoria de medios de comunicación.
  • Alquiler del lugar y del material necesario.
  • Diseño y producción de stands.

Si eres una empresa y estás pensando en organizar un evento, no dudes en contactar con nosotros. Nuestro equipo de expertos estará encantado de atenderte.

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Desde doblehache te ayudamos a organizar tus eventos para que no tengas que preocuparte de nada, solamente de disfrutar del día.
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