Cada vez es más habitual que las empresas y marcas sean conscientes de que parte del éxito está en llegar al público a través de una buena comunicación y por ello, los eventos corporativos son la herramienta más eficaz.
Al organizar un evento de estas características, lograremos que el público al que nos dirigimos conozca y sienta los valores de la empresa. Pero para que un evento corporativo sea todo un éxito, hay que conocer ciertos aspectos.
¿Qué es un evento corporativo?
Se puede decir que es aquel que reúne a uno o más público objetivo con el propósito de hacerles participes de una información o experiencia. Cuando nos referimos a público objetivo hablamos de los clientes, los proveedores, los trabajadores, posibles clientes, etc.
Algunos de los eventos corporativos más comunes son:
- Conferencias
- Ferias
- Ruedas de prensa
- Reuniones del consejo
- Juntas generales
- Lanzamientos de producto
- Eventos sociales dentro del contexto empresarial: cenas de empresa, comidas de negocios, etc.
Dentro de estos tipos de eventos caben destacar dos:
- Las jornadas de puertas abiertas. Durante este acto podemosjuntar a los clientes con nuestros empleados y a su vez con los potenciales clientes. La estrategia principal es dar visibilidad al empleado para que los clientes puedan ver a los profesionales que trabajan en la empresa.
- Cohesión de equipos. Realizar actividades en equipo puede mejorar ciertos elementos clave dentro de la organización de la empresa como son: la comunicación y la cooperación.
A continuación, veremos aspectos a tener en cuenta a la hora de la organización.
Beneficios
Lo primero es mencionar que existen varias razones que nos indican que realizar eventos corporativos es necesario y nosotros queremos destacar los beneficios que consideramos más importantes:
- Conocer al público objetivo
- Notoriedad
- Fidelización de clientes
- Experiencia de marca
- Mejora del ambiente de la empresa
Branding
En este blog ya hemos hablado sobre la importancia del branding y en la organización de eventos juega un papel muy importante ya que el acto y todo lo que le rodea tiene que ser coherente con la marca. La primera acción que se debe que llevar a cabo es tener una entrevista con el cliente para saber los objetivos y necesidades principales que le mueven para realizar un evento de estas características.
Planificación del evento
Todos los eventos requieren un tiempo mínimo de preparación y en función de qué clase de evento se realice, el calendario se adapta para que la organización sea perfecta. La planificación sigue un proceso de pirámide invertida, es decir, primero se contratan los servicios más generales y después se van resolviendo los detalles más concretos. Es muy importante saber las prioridades de los clientes y adaptarse a ellas.
El orden del trabajo se establece en función de la importancia y tiempos necesarios para llevarlo a cabo, pero en general se suele establecer de esta forma:
- Diseño conceptual: se presenta una propuesta creativa al cliente, teniendo en cuenta su identidad y sus intereses.
- Presentación del presupuesto: se desarrolla en función de las necesidades y requisitos del evento.
- Lista de invitados: esencial para poder saber el aforo e ir diseñando las invitaciones, welcome pack, etc.
- Selección de la localización: cada tipo de evento corporativo requiere un lugar específico (salón de congresos, exteriores, instalaciones de la empresa…).
- Decoración
- Catering
- Fotografía y video: una de las partes más importantes porque servirá para enviar a los clientes, medios y webs todos los elementos visuales del evento.
- Equipos técnicos: logística que hace posible el evento.
- Entretenimiento: Es importante no sobrecargar a los invitados. Todas las acciones de esta sección tienen que ser coherentes con el evento.
Cuatro factores importantes
Para concluir, queremos destacar los cuatro factores que consideramos fundamentales para que la organización de un evento sea un éxito:
- Los objetivos de la compañía. Con esta información conocemos qué se busca con el evento, los mensajes que se quieren mandar, los valores de la marca que se quieren transmitir y el presupuesto con el que se cuenta. Estos datos nos ayudan a ir en la misma dirección que nuestros clientes.
- El tiempo. Para estar bien organizados hay que crear un planning y un timing.
- Red de proveedores. Trabajaremos con profesionales que nos aporten experiencia y seguridad.
- Imprevistos. Con esto nos referimos a que es imprescindible tener siempre un plan secundario, que nos evite enfrentarnos a contratiempos irremediables por falta de tiempo, materiales, etc.
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